Kirjanpito

Atk-Rastin tilitoimisto


Laskin1Atk-Rastin tilitoimisto on tehnyt kirjanpitoa ja muita taloushallinnon palveluja jo toistakymmentä vuotta. Tavoitteena on koko ajan ollut huolellinen ja luotettava sekä kunkin asiakkaan tarpeisiin sovitettu palvelu. Työmäärä on pidetty kohtuullisena, joten myös jokaisen asiakkaan yksilölliseen neuvontaan on ollut aikaa ja haluakin. Aika moni aloitteleva yrittäjä kaipaa neuvontaa, lähinnä taloushallinnon asioissa.

Mikäli sinulla tai yritykselläsi on tarvetta yksilölliselle, huolelliselle kirjanpidolle ota yhteyttä. Samoin voit ottaa yhteyttä, jos olet perustamassa uutta yritystä. Neuvonnasta emme veloita mitään, jos yrityksesi tulee meidän kirjanpidon asiakkaaksi.


Vähän kirjanpidon perusasioita

Kirjanpitovelvollisuus

Suomessa kaikki yritykset, yhdistykset ja säätiöt ovat kirjanpitovelvollisia. Kirjanpitovelvollisuus sekä sen muoto, laajuus ja aikataulu on määritelty kirjanpitolaissa. Kirjanpitolakia täsmentää lisäksi kirjanpitoasetus.

Eikä vielä tässä kaikki. Kirjanpitolautakunta antaa kirjanpitäjille sitovia ohjeita. Verottajankaan näkökohtia ei voi jättää huomioimatta. Myös Euroopan Unionin (EU) säädökset vaikuttavat osaltaan kirjanpitoonkin.

PK-yritysten ja yhdistysten kirjanpito ja varsinkin tilinpäätösten teko on onneksi vähän yksinkertaisempaa kuin suuryritysten. Pienet yritykset saavat käyttää hyväkseen erinäisiä helpotuksia. Melkein aina nämä helpotukset on sidottu yrityksen liikevaihtoon ja/tai henkilöstömäärään.  Toki kirjanpidon ja tilinpäätöksen voi tehdä laajemminkin kuin minimivaatimukset edellyttävät. Siitä voi olla hyötyä yrityksen toiminnan seurannassa ja tulevan toiminnan suunnittelussa.  Seuraavissa kappaleissa hieman kirjapitoon liittyvää tietoutta yrittäjän kannalta.


Tilinpäätös ja sen valmistelu

Useimmilla pk-yrityksillä ja kaikilla yhdistyksillä tilikausi on kalenterivuosi. Tilikauden päättymiseen eli tilinpäätökseen kannattaa alkaa varautua hyvissä ajoin.  Tuo hyvissä ajoin tarkoittaa, että varautuminen on aloitettava viimeistään joulukuun alussa, koska kuun loppupuolella joulunpyhät ”sotkevat” aika paljon. Alla listaa niistä toimenpiteistä, joita yrittäjän tai yhdistyksen vastuuhenkilöiden tulee tehdä ennen vuoden vaihdetta, vuoden vaihteessa ja sen jälkeen.

  • Laskuta ajoissa. Mikäli mahdollista, pyri laskuttamaan kaikki saamisesi niin, että niiden eräpäivä on reilusti kuluvan tilikauden puolella. Myynti- ja siirtosaamisten kirjaaminen aiheuttaa kirjanpitäjälle 2-3 kertaisen työn – jonka maksaa yritys/yhdistys. Sama koskee myös siirto- ja ostovelkoja jne.
  • Palkat ja matkalaskut. Joulukuun palkat pitäisi maksaa muutamaa päivää aiemmin, koska vuoden vaihteessa pankeille näyttää usein tulevan viiveitä. Aika usein myös kuun viimeisen päivän tapahtumia siirtyy seuraavan kuun/vuoden tiliotteelle. Sama koskee työntekijöiden (jäsenten) matkalaskuja, nekin tulee hoitaa hyvissä ajoin ennen vuoden vaihdetta.
  • Maksa tilikauden laskusi. Pyri maksamaan kaikki tilikaudelle kuuluvat laskusi ennen tilikauden päättymistä. Tämä koskee niitäkin laskuja, joiden eräpäivä olisi tulevan tilikauden puolella! Laskun kuulumisen tilikaudelle ratkaisee laskutettavan hyödykkeen (tavara tai palvelu) saantiaika, ei laskun päiväys – eikä varsinkaan sen eräpäivä.
  • Inventaario. Mikäli yrityksellä on myytäviä tavaroita, tarvikkeita tai varaosia, täytyy niistä tehdä inventaario tilikauden vaihtuessa. Inventaariolistaan merkitään tavaroiden hinnat -ilman alv:a – tavaroiden yhteishinta, päiväys ja yrittäjän (inventoijan) allekirjoitus. Jos joku tuote on menettänyt arvoaan, esim. vanhentumisen, kastumisen tms. takia, inventaarioon merkitään myös sen todennäköinen myyntihinta (ilman alv:a).
  • Kalustoluettelo. Mikäli yrityksellä on kalustoa – enemmän kuin se yksi tietokone – tulee tehdä myös kalustoluettelo.  Luetteloon riittää kalustonimike, hankintavuosi ja -hinta.
  • Pankkilainat.  Pankkilainoista ja muista pitempiaikaisista luotoista tulee yleensä yhteenvedot vuoden vaihteessa – nämä tarvitaan tilinpäätöksessä. Ellei yhteenvetoa tms. tule, se täytyy pyytää luoton antajalta. Yhteenvedossa tulee ehdottomasti näkyä luoton saldo (31.12.), mielellään myös vuoden aikana maksetut korot ja mahdolliset muut kulut.
  • Muut velat ja saamiset. Alussa mainituista toimenpiteistä huolimatta aina jää siirto- tai ostovelkoja ja siirto- tai myyntisaamisia tammi-helmikuulle. Näistä tarvitaan tositteet tilinpäätöksen tekemiseen. Tositteet voi/tulee toimittaa viimeistään tammikuun tiliotteen mukana heti helmikuun alussa.  Yleensä tilinpäätös tehdään helmikuussa, kiireellisessä tapauksessa jo tammikuussa.
  • Tilinpäätöksen tarkistaminen. Koska pienissä yrityksissä ei ole tilintarkastajaa, tilinpäätöksen oikeellisuus jää yrittäjän ja kirjanpitäjän vastuulle. Niinpä yrittäjän tulee mahdollisuuksien mukaan tarkistaa kirjanpitäjän laatima tilinpäätös. Kun tarkistus on tehty, yrittäjä allekirjoittaa tilinpäätöksen tasekirjaan.

Yrityksen veroilmoitus

  •  Ajopäiväkirja. Mikäli yrittäjä on ajanut yksityistalouteen kuuluvalla autolla yrityksen ajoja, tarvitaan niistä verotukseen ajopäiväkirja. Sen lisäksi tarvitaan tieto paljonko ko. autolla on yhteensä ajettu vuoden aikana (firman ajot + yksityisajot). Samoin tarvitaan ajopäiväkirja ja em. kilometrimäärät, jos yrityksen autolla on ajettu myös yksityisajoa.  Tässä yhteydessä on mainittava, ettei  henkilöauton mistään kuluista (tai ostohinnasta) saa vähentää arvonlisäveroa, eikä pakettiautonkaan kuluista yksityisajojen osalta!
  • Omat päivärahat. Jos yrittäjällä (tmi) on ollut vuoden aikana pitempiä matkoja (yli 15 km ja yli 6 h), ne kannattaa laittaa veroilmoitukseen vähennyksiksi. Tosite matkoista on vapaamuotoinen, mutta ainakin seuraavat tiedot tarvitaan: Yrittäjän nimi ja y-tunnus. Kunkin matkan kohdalle matkan kesto (klo-klo = xx h), minne ja miksi sekä euromäärä. Nämä euromäärät – ja muutkin säännöt – voi tarkistaa vuosittain verottajan sivuilta   http://www.vero.fi/fi-FI/  ja ovat periaatteessa samat kuin työntekijöillä. Tässä on huomattava, ettei samoja kustannuksia, esim. ruokailukuluja, saa silloin laittaa kirjanpitoon (yrityksen kuluiksi). Hotellilaskut saa laittaa kirjanpitoon, samoin yöpymisen hintaan sisältyvän aamiaisen.
  • Veroilmoituslomake. Vaikka kirjanpitäjä tekee veroilmoituksen ns. sähköisesti, on hänellä hyvä olla verottajalta tullut verolomake ”mallina”. Vähintään tarvitaan lomakkeelta seuraavat tiedot: Viimeinen ilmoituspäivä, verotuskunta ja täsmälliset toimialakoodit (numeroina ja sanallisena).
  • Verotuksen tarkistaminen. Yleensä viimeinen tilikaudelle liittyvistä tapahtumista on seuraavana syksynä tulevan verolapun tarkistaminen. Mikäli jokin asia siinä ei tunnu täsmäävän, voi asian kysyä ensin kirjanpitäjältä. Ellei luonnollista selitystä löydy, kannattaa verotus käydä tarkistamassa verotoimistossa.

Tositteet: Tarve, käsittely ja säilytys

  • Jokaisen kirjanpitoon tehdyn kirjauksen tulee perustua tositteeseen. Tositteen tehtävänä on todentaa liiketapahtuma.  Tositteita ovat mm.  laskut, hyvityslaskut, palkkalistat, sähkölaskut, puhelinlaskut ja maksukuitit. Tositteet on laadittava pysyvällä tavalla, esim. lyijykynää ei saa käyttää.
  • Pankkikortin maksutapahtuman asiakaskappale ei ole yksinään riittävä tosite, pyydä/anna näistä aina erillinen kuitti!
  • Tositteet on päivättävä. Päiväys osoittaa ko. liiketapahtuman ajankohdan. Kirjanpitoa varten taikka useimmiten kirjanpidon aikana tositteet numeroidaan juoksevasti aikajärjestykseen. Käytännössä helpointa on järjestää tositteet pankin tiliotteen mukaiseen järjestykseen – vanhimmat aina alle!  Mahdolliset ylimääräiset tositteet (käteismaksut, yksityistilimaksut tms.) toiseen nippuun aikajärjestykseen -näissäkin vanhin aina alle jne.
  • Käteismaksuista tulee lisäksi pitää kassakirjaa, johon merkitään käteiskassan ”tulot” ja ”menot”, tositteiden numerot sekä kassan kulloinenkin saldo päivittäin.  Mikäli halutaan, ettei kirjanpitäjä kirjaa kaikkia rivejä erikseen, tulee kassakirja laskea alv-kannoittain eriteltynä valmiiksi sekä vahvistaa päiväyksellä ja laskijan tai yrittäjän allekirjoituksella. Kassakoneen nauha voi korvata kassakirjan, mutta tässäkin yrityksen edustajan on syytä tehdä sen mukaan allekirjoitettu erittely.
  • Menotositteesta tulee käydä selville vastaanotettu tuotantotekijä eli mitä on ostettu ja milloin.  Käteisellä  tai  yksityistililtä  maksetuissa tositteissa tämä on erityisen tärkeää , koska ne eivät näy tiliotteesta – pyydä tarvittaessa kuitti.
  • Tulotositteesta on ilmettävä luovutettu suorite – tavara tai palvelu ja luovutusaika. Myös ALV:n osuus eriteltynä on merkittävä tositteeseen (jos olet ALV-velvollinen). Myyntitositteessa tulee näkyä myyjän Y-tunnus, yli 1000 €:n tositteessa myös ostajan Y-tunnus.
  • Jos laskusta/kuitista ei ilmene sitä, mitä on ostettu tai myyty, laskuun liitetään joko lähetysluettelo tai muu selvitys. Laskussa mainitaan myös myyjän ja ostajan nimet.
  • Maksutositteen tulee olla – mikäli suinkin mahdollista – maksun saajan tai maksun välittäneen rahalaitoksen antama.  Käteismaksusta saatu kassakuitti saattaa olla riittämätön kirjanpidollisesti, ellei siitä ilmene kaikkia eo. tietoja. Esim. on tullut vastaan tositteita, joissa lukee vain: Tarvike, tarvike, tarvike. Mahdollisessa verotarkastuksessa tällaisia tuskin hyväksytään firman kuluiksi.
  • Pankin tiliote  voi olla  maksutosite  tai  meno- ja tulotositekin,  jos se sisältää riittävästi yksilöidyt tiedot – useimmiten ei. Käytännössä kuitenkin esim. tilille tulleet yhdistyksen normaalit vuosittaiset jäsenmaksut voidaan  kirjata tiliotteesta. Tiliote yhdessä siihen liitetyn laskun tms. kanssa antaa yleensä riittävät tiedot.
  • Aika usein ulkopuolisilta saatuihin tositteisiin joudutaan merkitsemään lisätietoja, jotka osoittavat menon liittyvän toimintaan. Tällaisia ovat mm. edustusmenot ja ulkomaanmatkat, joista on osoitettava, miten ne liittyvät liiketoimintaan.

  • Tositteet on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana ko. tilikausi on päättynyt.
  • Huom.  Muut kirjanpitoasiakirjat ja tasekirja on säilytettävä vähintään 10 vuotta.